5月10日是寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院春季學(xué)期第一批學(xué)生返校的日子。與以往不同的是，今年，學(xué)校實(shí)行分期分批、錯時(shí)錯峰報(bào)到，學(xué)生返校前通過信息系統(tǒng)提前進(jìn)行了返校信息登記、復(fù)學(xué)健康申報(bào)等工作，報(bào)到當(dāng)天只要出示寧波城市職院專屬碼，通過人臉識別、熱成像體溫感測篩查即可入校，開學(xué)后的師生每日健康打卡、訂餐、教學(xué)考勤等也都在線上開展。一系列信息化校園管理手段的推出，得益于學(xué)校正在深入開展的“最多跑一次”改革。
“以前辦事簽字蓋章，經(jīng)常要跑兩三趟，還未必辦得完?，F(xiàn)在快起來15分鐘，最慢只需要半天，關(guān)鍵是不用跑路，在辦公室等待審批的時(shí)候我可以同時(shí)做其他工作，節(jié)省了很多時(shí)間?！眹H學(xué)院胡老師談起學(xué)校的“最多跑一次”改革，忍不住想為學(xué)校點(diǎn)贊。
2019年9月，寧波城市職院校務(wù)服務(wù)網(wǎng)上線后，越來越多的師生體驗(yàn)到了“數(shù)據(jù)多跑路”帶來的便利。截止到2020年5月，校務(wù)服務(wù)網(wǎng)提供服務(wù)4448人次。已上線的89項(xiàng)事務(wù)全部實(shí)現(xiàn)了一網(wǎng)通辦，其中80%實(shí)現(xiàn)了“零次跑”。
一年來，寧波城市職院嚴(yán)格落實(shí)省委、省政府推進(jìn)“最多跑一次”改革向教育公共服務(wù)領(lǐng)域延伸的決策部署，結(jié)合學(xué)校“不忘初心、牢記使命”主題教育，深化“最多跑一次”改革，克服了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)薄弱、技術(shù)人員匱乏、資金投入有限等困難，通過推動優(yōu)化流程、精細(xì)管理、信息系統(tǒng)建設(shè)等方式，為高職院校的“最多跑一次”改革提供了寧波城市職院樣本。
“存、廢、改、立、釋”，為流程設(shè)計(jì)提供制度保障
2018年年底，寧波城市職院成立“跑改”工作領(lǐng)導(dǎo)小組，黨委書記周國明、院長史習(xí)明共同擔(dān)任組長，帶著“不達(dá)目標(biāo)決不收兵”的決心，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)全?！芭芨摹惫ぷ?。學(xué)校還成立了清單和流程梳理組、質(zhì)保體系推進(jìn)組、信息技術(shù)保障組、工作進(jìn)度督查組等4個(gè)小組，通過科學(xué)統(tǒng)籌和頂層設(shè)計(jì)，協(xié)同推進(jìn)“跑改”相關(guān)工作。
在明確改革時(shí)間表和路線圖的基礎(chǔ)上，為了給校務(wù)服務(wù)網(wǎng)的功能開發(fā)做好準(zhǔn)備，工作組首先對“三張清單”進(jìn)行了系統(tǒng)梳理。“頂層設(shè)計(jì)的時(shí)候，校領(lǐng)導(dǎo)就下決心，所有面向師生的事項(xiàng)都要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦理?！痹洪L辦公室楊老師介紹，這是一項(xiàng)大工程，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候即使只有一個(gè)流程，背后也會涉及多項(xiàng)制度，都需要一一斟酌，流程設(shè)計(jì)時(shí)需要同多個(gè)部門反復(fù)溝通。
經(jīng)過歸并整合重復(fù)流程，剔除非“跑改”事項(xiàng)，全部服務(wù)事項(xiàng)最終被確定為113項(xiàng)。在此基礎(chǔ)上，再與各部門使用對象討論，確定除個(gè)別極復(fù)雜事項(xiàng)外，每個(gè)事項(xiàng)的審批環(huán)節(jié)控制在5個(gè)以內(nèi)，從而大大提高了線上辦事效率。
“梳理過程的順利進(jìn)行，以及學(xué)?！芨摹ぷ鞯姆€(wěn)步推進(jìn)，得益于學(xué)校制度‘存、廢、改、立、釋’工作的推進(jìn)?！备痹洪L、學(xué)?！芭芨摹惫ぷ黝I(lǐng)導(dǎo)小組副組長吳向鵬說。早在2017年，學(xué)校黨委就提出對學(xué)校各類文件進(jìn)行梳理，完善制度新建、優(yōu)化、補(bǔ)充、修訂、廢止及效用評價(jià)機(jī)制，這一舉措在此次“跑改”工作中發(fā)揮了巨大作用，使得流程的設(shè)計(jì)有了制度保障。2019年6月上旬，學(xué)校還印發(fā)了制度匯編，保障了整個(gè)“跑改”工作有規(guī)可依、有章可循。
開展精細(xì)管理，為師生提供一流服務(wù)
“我們覺得學(xué)校的‘最多跑一次’改革不是冷冰冰的，而是讓人感覺很溫馨。”除了為師生帶來便利，景觀生態(tài)學(xué)院林老師還感受到了學(xué)校在“跑改”工作推進(jìn)過程中對師生細(xì)微之處的關(guān)切，“學(xué)校很在意我們的辦事體驗(yàn)，前期多次邀請我們參與調(diào)研，校務(wù)網(wǎng)上線后也非常重視我們的反饋”。
為使師生辦事更簡便、更順暢，學(xué)校在校務(wù)服務(wù)網(wǎng)上線之前通過問卷、會議等形式征集師生的需求和意見，上線后又根據(jù)師生建議對流程、辦結(jié)時(shí)間等進(jìn)行多次調(diào)整。設(shè)計(jì)部門還繪制了簡單易懂的流程圖，編寫了辦事指南，放在網(wǎng)上供師生參考?！安贿^，我們已經(jīng)不需要看流程圖和辦事指南了，因?yàn)榱鞒淘O(shè)計(jì)非常智慧化，我們只需要輸入信息提交就足夠了。特別是現(xiàn)在實(shí)行了‘一庫一表’，再也不需要重復(fù)填信息了！”林老師興奮地說。
為不斷提升服務(wù)質(zhì)量，學(xué)校還將服務(wù)評價(jià)、辦結(jié)時(shí)間、辦結(jié)數(shù)量和部門考核直接掛鉤，并且采用了比淘寶更嚴(yán)格的服務(wù)評價(jià)體系——滿分五星、默認(rèn)好評只有三星，從而迫使辦事人員主動、及時(shí)與服務(wù)對象溝通，以便隨時(shí)調(diào)整自己的工作方式。
2019年12月，學(xué)校將3臺自助服務(wù)終端設(shè)備放置于學(xué)校人流密集的區(qū)域，收入證明、在職證明打印等10多個(gè)事項(xiàng)，師生可以24小時(shí)自助辦理。2020年，寧波市政府還將為學(xué)校增加2臺自助服務(wù)終端設(shè)備，學(xué)校也會在線上增加多個(gè)自助服務(wù)事項(xiàng)，線上線下協(xié)同推進(jìn)，為師生辦事提供更多便利。
信息系統(tǒng)百日攻堅(jiān)，為“跑改”提供技術(shù)支撐
“讓數(shù)據(jù)多跑路，教師少跑腿”，信息化成為“最多跑一次”改革的重要支撐手段。由于原有數(shù)據(jù)基礎(chǔ)較為薄弱，2019年6月，學(xué)校啟動了“信息系統(tǒng)百日攻堅(jiān)”專項(xiàng)行動，集中力量在100天內(nèi)完成了人事、教務(wù)、學(xué)工、科研、財(cái)務(wù)等核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的改進(jìn)和數(shù)據(jù)對接工作。同時(shí)，將33項(xiàng)校務(wù)服務(wù)事項(xiàng)從原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)遷出，實(shí)現(xiàn)了師生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)“一次填報(bào)”、跨部門聯(lián)審聯(lián)辦。在此期間，圖書信息中心加班加點(diǎn)完成了“最多跑一次”改革校務(wù)服務(wù)平臺的界面、功能、流程引擎、數(shù)據(jù)庫項(xiàng)目的設(shè)計(jì)開發(fā)。在各部門的共同配合下，校務(wù)服務(wù)網(wǎng)于9月正式上線并開始試運(yùn)行。
打開校務(wù)服務(wù)網(wǎng)，點(diǎn)擊右上角的“我要辦理”，按系統(tǒng)提示輸入關(guān)鍵信息，校內(nèi)常用事項(xiàng)就轉(zhuǎn)換為表單和數(shù)據(jù)，在流程引擎的驅(qū)動下，精準(zhǔn)、快速、有序地在線上處理完成。短信會隨時(shí)通知辦事進(jìn)程，收到完結(jié)信息后只需一鍵打印清單即可。曾經(jīng)困擾教師們的財(cái)務(wù)報(bào)銷、設(shè)備材料采購、資產(chǎn)入庫報(bào)廢等事項(xiàng)，隨著網(wǎng)上審批、電子簽章、發(fā)票上傳等功能的實(shí)現(xiàn)，如今只需“跑一次”。
“遷出是一個(gè)復(fù)雜的工程，開始很多部門并不理解，覺得自主開發(fā)的系統(tǒng)已經(jīng)成熟，為什么要花這么多時(shí)間精力去遷移？”圖書信息中心陳老師介紹，“而真正實(shí)現(xiàn)一網(wǎng)通辦，是在同一個(gè)界面完成任何需要辦理的事件，不打破信息孤島就不可能實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)對接工作一完成，大家一下子體驗(yàn)到了一網(wǎng)通辦的便捷高效，先前的不理解就煙消云散了?！?
有了扎實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和合理的流程作為支撐，2020年，學(xué)校將推出校務(wù)網(wǎng)手機(jī)客戶端，讓師生擁有更好的體驗(yàn)。考慮到為下一步“跑改”工作推進(jìn)提供技術(shù)支撐，學(xué)校還與成都康賽信息技術(shù)有限公司共同建立了寧波智慧校務(wù)研究開發(fā)中心，校企攜手共同致力于優(yōu)化信息化建設(shè)、“一站式校務(wù)服務(wù)”項(xiàng)目的研發(fā)。
以“跑改”為撬板，提升學(xué)校治理能力
周國明說：“高校推行‘最多跑一次’改革，核心是什么？是倒逼。倒逼管理部門改變自己，而不是讓師生來適應(yīng)我們?！疃嗯芤淮巍浅B(tài)，‘跑多次’是例外，‘不跑’是我們的方向。‘最多跑一次’改革，對我們的治理，是一種倒逼?！?
隨著“跑改”工作的推進(jìn)，學(xué)校的行政辦事效率得到了極大提升。辦事時(shí)間不再受限，很多業(yè)務(wù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)24小時(shí)辦理。原來部門之間扯皮推諉的情況明顯少了，因?yàn)榍捌诘亩啻文ズ?，職?zé)都非常明確了?！案咝Ｍ七M(jìn)‘最多跑一次’改革，不僅僅是精細(xì)服務(wù)師生提高工作效率，更是優(yōu)化崗位職責(zé)提高治理能力，有利于進(jìn)一步推進(jìn)干部作風(fēng)建設(shè)?！毙＜o(jì)委書記、“跑改”工作領(lǐng)導(dǎo)小組副組長徐建春說。
而相關(guān)辦事人員也習(xí)慣了給自己加壓。在確定事項(xiàng)辦結(jié)時(shí)間的時(shí)候，工作組和相關(guān)部門會進(jìn)行多次討論，一件從前7天能完成的事項(xiàng)，大家會去評估3天是不是可以、1天是不是可以。
“跑改”工作的推進(jìn)還潛移默化地提升了部門人員的信息化能力和教師的信息化素養(yǎng)?！叭绻畔⒒脚_做得好，一天的到課率，通過校園顯示屏完全可以知道。教室的使用情況、教師的職稱狀態(tài)等，都可以實(shí)時(shí)呈現(xiàn)。這些不再需要數(shù)據(jù)申報(bào)，而變成數(shù)據(jù)的采集和感知，也是我們未來的努力方向?！备痹洪L吳向鵬介紹，“黨的十九屆四中全會提出要深化‘放管服’改革，我們希望借此機(jī)會推進(jìn)學(xué)校管理的優(yōu)化，治理體系的提升?！芨摹ぷ靼l(fā)揮了它的撬動作用，讓我們看到了效果?！?
辦事效率的提升，服務(wù)水平的提高，讓全體師生越來越有獲得感，教師們也將更多的精力放在了教書育人中。（趙博雅）